Tempo fa quando bisognava installare il pacchetto Office sul proprio pc, si doveva scegliere dalla lista quali programmi installare e, la maggior parte delle volte, si evitava di spuntare alcuni di questi perché non si conosceva il programma oppure perché “non mi capiterà mai di usarlo”.
Inevitabilmente poi quello che non avevamo spuntato diventava necessario e iniziava la caccia al tesoro per il ritrovamento del cd ma… non sempre andava a buon fine.
Oggi l’installazione è decisamente più semplice: Microsoft ha creato Office365, una suite che contiene tutti i programmi del pacchetto Office più molti altri.
Dov’è il trucco? Beh… non c’è, basta scegliere la sottoscrizione di Office365 che più si addice ai nostri bisogni. Una volta attivata la sottoscrizione, è possibile installare i programmi del pacchetto scelto su ben 5 computer per utenza.
Cosa comprendono le sottoscrizioni?
Tutti conosciamo i programmi classici come Word, Excel e PowerPoint. Questi sono sempre inclusi e presentano anche una parte web come Outlook. Altri programmi sono più nuovi, come OneNote, un immenso blocco appunti nel quale è possibile gestire le nostre “To do list” e tutte le informazioni che normalmente vengono sparpagliate in molteplici file Word e/o Excel.
Per la gestione dei database si può continuare ad utilizzare Access anche se presente solamente per alcune sottoscrizioni e non ha una versione online del programma.
Un elemento essenziale per la collaborazione all’interno della propria realtà è senza dubbio la comunicazione. Ma come comunicare in modo efficiente? Esiste oggi una versione si Skype “For Business” che presenta alcune differenze con la versione “Standard”.
Skype for Business permette di fare conference call con chiunque disponga di una connessione internet, chattare e condividere contenuti in modo semplice e veloce.
Un’altra possibilità è Yammer, un Social Network creato da Microsoft dove è possibile creare gruppi di lavoro, anche con utenti esterni, e condividere informazioni e documenti attraverso la propria bacheca.
Infine esiste Microsoft Teams, un’app sempre dedicata alla collaborazione ma per il momento soltanto tra utenti all’interno della stessa sottoscrizione.
Teams unisce le funzionalità di Skype for Business per la comunicazione a SharePoint per la gestione dei file.
Per ogni canale presente in Teams esiste un blocco appunti OneNote, una cartella dove posizionare tutti i file e molti altri connettori come quelli a YouTube, Microsoft Stream e Power BI per aggiungere ulteriori contenuti all’interno del team.
Abbiamo versioni di documenti sparse per i vari computer e non sappiamo mai quale sia quella definitiva? A chi non è mai capitato… Inoltre con gli ultimi attacchi informatici con virus criptatori, il mantenimento dei documenti in locale sta diventando una soluzione poco conveniente. Con l’archiviazione online, il problema viene limitato perciò perché non sfruttare OneDrive e SharePoint?
Si tratta di spazi web dedicati all’utente e/o alla sottoscrizione nella quale si possono caricare i documenti, modificarli direttamente online e da qualsiasi dispositivo, condividerli con i colleghi o i clienti e ricevere in tempo reale le modifiche che vengono apportate al file.
Niente più allegati alle mail e rischio di danneggiamento da virus nettamente ridotto. Con SharePoint inoltre è possibile gestire news, canali Yammer e molto altro, non solo semplici documenti Word o Excel.
Per avere un’idea di come sta andando la propria azienda dando un’occhiata ad esempio al costo dei propri progetti, a quanto si sta vendendo un determinato prodotto e ad altre statistiche ancora, ecco che viene in nostro soccorso Power BI. Uno strumento moderno che dà la possibilità di estrapolare dati da moltissime fonti ed arrangiarli facilmente utilizzando le varie tipologie di grafici che Microsoft mette a disposizione, dai semplici istogrammi e grafici a torte, ai KPI e alle mappe geografiche.
Tutti con un design vario ed accattivante che permette all’utente che sta guardando una Dashboard o un report creato da noi di capire se si tratta di una situazione critica o favorevole.
La Dashboard che viene creata può poi essere pubblicata e condivisa sia con persone all’interno della sottoscrizione che con utenti esterni.
Con il nuovo pacchetto di Office365 si ha a disposizione tutto ciò che serve, sempre aggiornato all’ultima versione. Non ci si deve più preoccupare di CD di installazione o di acquistare licenze per ogni singolo programma, basta scegliere la sottoscrizione che più si adatta alla nostra realtà ed installare i programmi che prevedono la versione client.
Tutto qua!
Per scegliere la sottoscrizione corretta o per comprendere come Kuro365 può estendere l’efficacia di Office365, contattaci e saremo lieti di darti una mano.
